S.I.A Dalam Proses Transaksi dan Struktur Pengendalian Intern

PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

RINGKASAN

Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan .analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi .

Struktur pengendalian intern suatu pihak mencakup kebijakaan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin bahwa tujuan tertentu dari pihak dapat dicapai. Struktur pengendalian intern mencakup tiga elemen ; lingkungan pengendalian,  akutansi dan prosedur pengendalian. Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Metode standar untuk mengklasifikasikan pengendalian aplikasi adalah dengan memperhatikan apakah pengendalian tertentu telah diaplikasikan kepada masukan, pemrosesan , atau keluaran. Bab ini membahas dan mengilustrasikan variasi dari praktik praktik pengendalian yang umum.

Pertimbangan etika harus diperhatikan dalam perancangan struktur pengendalian intern. Manusia merupakan elemen penting dalam stiap struktur pengendalian intern. .Penting untuk mengkomunikasikan dan memahami tujuan tujuan dari pengendalian intern. Tujuan tujuan pengendalian intern harus dipandang sebagai suatu yang relevan bagi individu individu yang akan terlibat dalam perngendalian sistem.

Analiasis atas struktur pengendalian intern membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam masa perancangan maupun pada saat dioperasikan. Teknik analitis yang paling umum yang digunakan dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern. Bagan arus analistis juga bermanfaat dalam analisis pengendalian intern. Prinsip prinsip dasar dari teori yang memadai telah dibahas karena analisis manfaat dan biaya dari sistem pengendalian intern memerlukan beberapa penilaian kelayakan sistem.

A. Kebutuhan Akan Pengendalian

a. Pengendalian dan Eksposur

Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya.

Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian. Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.

Eksposur-eksposur Umum

Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum, antara lain:

1. Biaya-biaya berlebihan
2. Pendapatan menurun
3. Kehilangan Aktiva
4. Akuntansi yang tidak akurat
5. Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )
6. Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan
7. Kerugian kompetitif
8. Penipuan dan penggelapan, seperti:

-         Kejahatan kerah putih

-         Penipuan Manajemen

-         Pelaporan keuangan yang keliru

-         Kejahatan perusahaan

b. Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi

- Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran.

Tujuan pengendaliannya: Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. 

- Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan.

Tujuan pengendaliannya: Pemasok harus diotorisasi sesuuai dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat.

- Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.

Tujuan pengendaliannya: Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria.

- Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.

Tujuan pengendaliannya: Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen.

Tujuan-tujuan pengendalian ini di ambil dari konsep struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus mengembangkan struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di aplikasikan ke siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian spesifik untuk setiap siklus.

B. Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari  kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai.

Tanggung Jawab Manajamen

Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen.

Jaminan Yang Memadai

Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.

a.      Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu mencangkup :

-         Filosofi dan gaya operasional manajemen

-         Struktur organisasi

-         Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya

-         Metode-metode membebankan otoritas dan tanggung jawab

-         Metode-metode pengendalian manajemen

-         Fungsi audit intern

-         Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian

-         Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan

b.      Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban yang berkaitan

c.       Prosedur-prosedur pengendalian

Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.

C. Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

a. Pengendalian Umum

Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :

-         Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

-         Prosedur-prosedur oprasi umum

-         Masalah pengendalian peralatan

-         Pengendalian peralatan dan akses data

Sebagai contoh, di ambil dari hal-hal tersebut di atas :

Ø      Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

Rencana pengorganisasian dalam penanganna dan pemerosesannya di lakukan secara terpisah.

Contoh : Fungi pustaka komputer menyelenggarakan penyimpanan program kompoter dan dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses ke atau otoritas untuk mengoperasikan peralatan pengolahan komputer.

Pengolahan data komputer harus tidak memiliki penanganan fisik maupun otoritas atas setiap aktiva selain hanya mengolah data aktiva.

Contoh : Departemen-departemen yang bertanggung jawab atas penanganan fisik persediaan harus tidak melapor kepada wakil direktur bidang pengolahan data komputer.

Ø      Prosedur-prosedur oprasi umum

Titik awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus di indikasikan secara jelas, seperti juga hubungan fungsi-fungsi pekerjaan satu sama lain.

Contoh : Operator komputer memiliki akses terbatas kepada program-program dan file-file data.

b.Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.

Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.

c.Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif

Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.

D.Etika Dan Struktur Pengendalian Intern

a.Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.

E. Analisi Struktur Pengendalian Intern

Ananlisis struktur pengedalian intern mengharuskan adanya pemahaman atas struktur yang di rancang maupun yang di oprasikan secara akual. Struktur pengendalian intern secara secara rutin mengumpulkan dan memproses informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas, pemindahan otoritas, persetujuan, dan verifikasi. Dokomentasi tugas-tugas pengendalian intern harus di periksa untuk mengevaluasi kelayakan operasi sistem.

Kelayakan tergantung pada orang yang mengatur prosedur-prosedur pengendalian intern perancangan struktur pengendalian intern hanya merupakan bagian pertama dari masalah yang ada : adalah penting untuk melaksanakan tugas-tugas pengendalian intern sesuai yang di harapkan.

Sistem Pengendalian Internal Yang Efektif

Pengendalian Internal adalah perencanaan organisasional dan semua pengukuran yang berkaitan yang digunakan oleh perusahaan untuk mengamankan aktiva, menjamin bahwa catatan akuntansi tepat dan dapat dipercaya, mengembangkan efisiensi operasional,dan mempertahankan keterkaitan dengan kebijaka kebijakan perusahaan. Pengendalian internal yang efektif  memiliki karakteristik sebagai berikut:

Kompeten, dapat Dipercaya, dan Beretika

Para Pegawai harus mampu dan dapat dipercaya. Untuk mendapatkan pegawai yang kompeten, perusahaan dapat memberikan gaji yang tinggi, memberikan pelatihan agar mereka dapat mengerjakan pekerjaannya dengan baik, dan mengawasi pekerjaan mereka. Perusahaan dapat pula menambah fleksibilitas dalam penempatan karyawannya dengan cara melakukan rotasi dalam berbagai tugas dan jika seorang pegawai cuti atau sakit, pegawai yang lain dapat langsung menggantikan tugasnya.

Tugas Pertanggungjawaban

Sebagai contoh, 2 orang pegawai, yaitu treasurer dan controller melapor masalah pekerjaan kepada Wakil Presiden, Treasurer tersebut bertanggung jawab atas manajemen kas, dan Controller melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan akuntansi. Di dalam organisasi ini, Controller dapat bertanggung jawab atas persetujuan bagi faktur-faktur pembayaran, dan treasurer yang menandatangani berkas-berkas akuntansi. Di bawah Controller ada seorang akuntan yang mengerjakan pajak pertambahan nilai dan ada akuntan lain yang mengerjakan pajak penghasilan. Secara keseluruhan, semua tugas telah didefinisikan dengan jelas dan ditugaskan kepada masing-masing individu yang bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.

Pemberian Kuasa yang Tepat

Setiap penyimpangan dari kebijakan standar membutuhkan pemberian kuasa yang tepat. Misalnya, manajer atau asisten manajer toko eceran harus memberikan persetujuan untuk cek pelanggan yang melebihi jumlah tertentu yang telah ditetapkan.

Pembagian Tugas

Manajemen yang cerdas akan membagi pertanggungjawaban atas transaksi pada satu atau beberapa orang atau departemen. Pembagian tugas akan membatasi kemungkinan terjadinya kesalahan dan juga memberikan ketepatan catatan akuntansi. Komponen penting dari sistem pengendalian internal ini dapat dibagi menjadi:

-         Pemisahan antara tugas operasional dengan akuntansi.

-         Pemisahan antara penanggungjawab aktiva dengan akuntansi.

-         Pemisahan antara pemberian kuasa atas transaksi dengan penanggungjawab aktiva yang bersangkutan.

-         Pemisahan tugas kewajiban di dalam fungsi akuntansi.

Audit Internal dan Eksternal

Audit dapat dilakukan secara internak atau eksternal. Dalam beberapa organisasi, auditor intern langsung melapor kepada Wakil Direktur. Sepanjang tahun mereka akan mengaudit beberapa segmen dari organisasi. Para auditor ekstern sepenuhnya berada di luar perusahaan. Kedua kelompok auditor tersebut saling berdiri sendiri dari operasi perusahaan yang diperiksanya, dan tinjauan mereka terhadap pengendalian internal seringkali sama.

Dokumen dan Catatan

Dokumen dan catatan sangat beragam, mulai dari dokumen sumber seperti faktur penjualan dan order pembelian hingga jurnal khusus dan buku besar pembantu. Dokumen tersebut harus diberi nomor. Hilangnya urutan pada nomor tersebut akan menunjukkan adanya dokumen yang hilang.

Elektronik dan Pengendalian Lainnya

Perusahaan menggunakan alat-alat elektronik untuk memenuhi kebutuhan mereka dalam melakukan pengawasan terhadap aktiva dan operasinya karena setiap perusahaan dapat mengambil langkah-langkah sendiri untuk mengatasi aktiva dan pencatatan mereka.

Batasan Pengendalian Internal

Suatu sistem pengendalian internal yang sangat kompleks dapat menyulitkan. Efisiensi dan pengendalian tersebut tidak membantu dan malah akan menyusahkan. Makin rumit sistem pengendalian tersebut, makin banyak menyita waktu dan uang. Oleh karena itu,para manajer harus membuat penilaian yang cukup matang. Investasi dalam pengendalian internal harus dinilai dari sisi biaya dan manfaat.

Contoh Pengendalian dalam Transaksi Akuntansi

- Pengendalian internal atas penerimaan kas

Pengendalian internal atas penerimaan kas akan menjamin bahwa semua penerimaan kas telah dietorkan ke bank dan catatan akuntansi perusahaan telah benar. Setiap sumber penerimaan kas memerlukan pengukuran keamanan untuk menyajikan pengendalian atas penerimaan kas.

- Pengendalian internal atas pengeluaran kas

Pengeluaran kas sama pentingnya dengan penerimaan kas, karena besarnya jumlah yang akan dikeluarkan oleh perusahaan menentukan sumber dan jumlah kas yang diterima. Contohnya :

Ø      Pengendalian atas pembayaran dengan cek

Ø      Pengendalian terhadap pembelian

Ø      Pengendalian persetujuan pembayaran

- Pengendalian internal atas pengeluaran kas kecil

Perusahaan biasanya menyimpan sejumlah kecil uang kas ditangan untuk membayar biaya biaya yang berjumlah kecil. Dana ini disebut sebagai kas kecil.

Misalkan pada tanggal 28 februari perusahaan memutuskan untuk membuka dana kas kecil sebesar Rp. 200.000;. Bendahara kas kecil akan menguangkan cek dan menyimpannya di dalam kotak uang kas, kotak penyimpanan, atau lainnya. Bendahara kas kecil diberi tugas mempertanggung jawabkan pengendalian dana tersebut. Pencatatan untuk pembukaan dana kas kecil adalah sebagai berikut :

Feb.        28            Kas Kecil……………………………. Rp. 200.000;

                                             Kas di bank…………………………….Rp. 200.000;

                                ( membuka dana kas kecil )

Dalam contoh diatas, mempertahankan nilai akun kas kecil pada jumlah tersebut didukung dengan dana yang ada adalah ciri-ciri dari sistem dana tetap ( imprest fund system ) . Sistem pengendalian dari suatu sistem dana tetap adalah bahwa sistem itu dengan jelas menunjukkan jumlah yang ada dibawah tanggung jawab bendahara.

Pertimbangan Etis Dalam Bisnis

Pertimbangan etis dapat dibantu oleh suatau proses yang mengidentifikasikan masalah etika, mencari alternative tindakan, mengidentifikasikan orang orang yang terlibat, dan menilai semua kemungkinan yang dapat terjadi.